渋谷区のテナント管理のポイント

テナント管理とは、日常的にオーナーがやる業務を専門業者が代理で行うこと。ここでは、渋谷区のテナント管理について、ポイントや実務内容、渋谷区エリアのテナント管理が特殊だと言われる理由などを紹介します。

テナント管理とは

テナント管理とビル管理の違い

テナント管理とは、毎月の賃料や管理費、光熱費の請求や入金確認、契約更新に関する通知や交渉など、日常的にオーナーが行う業務を専門業者が代理で行うこと。幅広い管理業務を代行することで、オーナーが安心して賃貸経営を続けることができます。

ビル管理は、建築物を総合的にマネジメントすることです。建物や建物に設置されている設備に関する保守・点検業務が主な仕事であり、テナント管理とは業務範囲が大きく異なります。

テナント管理の実務

リーシング・契約

リーシングとは、テナントビルなど賃貸用不動産の空室に対してテナント誘致や入居者募集を行い、契約までをサポートして賃貸収益を上げる活動のこと。単なる客付けではなく、立地動向などのマーケティングを行って入居者を確保し続ける仕組みをつくることを指します。

空室期間を短縮できれば賃料を適正化でき、不動産の収益性と資産価値を向上させることが可能です。募集や交渉などの営業活動から、契約、入居サポートまで行います。

入金管理

入金管理とは、入居者からの家賃の入金を確認したり、必要に応じて滞納者に督促をしたりする業務のことです。

家賃の回収は、一般的に口座振替やクレジットカード決済で行います。回収後は金額に誤りがないか確認し、過不足があれば入居者に連絡します。家賃を期日までに回収できない場合、入金してもらえるよう働きかけることも大切な業務です。

ビルメンテナンス

ビルメンテナンスでは、建物や設備の管理・保守点検を行います。事前に建物設備のトラブルを予防し、常に快適に稼働できるようにするために必要な業務といえるでしょう。

点検は目視による日常点検と、法律的に義務付けられている法定点検があります。法定点検は有資格者が行わなければいけません。修繕業務もビルメンテナンスに入ります。

トラブル・クレーム対応

管理業務で精神的負担の大きいのが、トラブル・クレーム対応といえます。テナントにおけるトラブル・クレーム対応は、迅速・誠意・記録が基本です。放置すると深刻な事態になりかねないため、迅速に状況を把握します。

また、メールや書面でやり取りを残しておくことが大切です。事態の改善が目的なのか、または金銭要求や嫌がらせなのか、相手の目的を見極めて適切な対応をする必要があります。

更新・退去対応

更新や退去の対応も行います。更新の場合、契約が満了する数ヶ月前から入居者へ通知して条件交渉や再契約書締結、更新料の徴収を実施。退去の場合は、解約予告の確認や立ち会い、国土交通省のガイドラインに基づく精算、原状回復工事手配を行います。

事前に通知し、書面での記録を徹底することでトラブルを未然に防ぐことが可能です。

渋谷エリアのテナント管理が「特殊」と言われる理由

激しい再開発による周辺環境とニーズの変化

渋谷エリアは、駅周辺の商業施設の老朽化が進んでいることなどから、2012年に大規模な再開発計画がスタート。全体の完成は2034年を予定していて、30年以上にわたる長期計画は「100年に一度の大規模再開発」ともいわれています。

大規模再開発による周辺環境やニーズの変化は、オフィス市況や商業施設の集客力、居住ニーズにも影響を及ぼしていて、周辺不動産の価値動向に直結しています。

多種多様なテナント属性

渋谷は、若者文化やエンタメなどの商業施設がある一方、IT・スタートアップ企業が入居する高層オフィスがあるなど、多種多様なテナント属性を持っています。また、話題の飲食店からバー、隠れ家レストランまで昼夜問わず多様な飲食テナントが展開。

ホテルも多く、外国人観光客をターゲットにしたスポットも多数あります。活気ある住民層が多く、国内外から新しい価値観を持つ人々が集まる街として今もなお進化を続けています。

24時間稼働する街特有のトラブル対応

渋谷エリアでのテナント管理では、管理会社の能力不足があると致命的な収益悪化を招きかねません。緊急度に合わせ、迅速な初動対応をする必要があります。

渋谷には数多くの施設があって24時間稼働する街といえます。そのため、発生するトラブルもさまざま。24時間365日対応できる管理会社がおすすめです。

信頼できるテナント管理会社を見極める5つのチェックリスト

渋谷エリアでの独自の仲介ネットワーク

信頼できるテナント管理会社を選ぶためには、渋谷エリアに特化した企業を選ぶようにしましょう。渋谷に独自の仲介ネットワークを持っている企業ならば、渋谷エリアでのテナント管理の難しさをよく理解しています。市場動向にも精通しているので、空室対策やトラブル時の迅速な対応が可能です。

賃料滞納や騒音トラブルを未然に防ぐ審査体制

賃料滞納や騒音などのトラブルを未然に防ぐ審査体制も大切です。渋谷は、国内外からさまざまな人が集まるエリアです。審査体制が杜撰な場合、思わぬトラブルになりかねません。内容によっては裁判に発展し、悪い評判が広がってしまう場合も。物件の資産価値も下がってしまいます。

現場急行のスピード感

トラブルが発生した場合、すぐに対応してくれる管理会社を選びましょう。スピーディーかつ適切な対応をすることで、入居者の退去リスクの軽減と満足度の向上を図ることができます。依頼されたクレームを放置すると、入居者の不満が溜まってしまいます。

正確なレポーティング

管理会社は、管理の定期報告をレポートで行うことが多いです。その内容が「問題なし」ばかりだと何も分からないし、不信感を感じてしまいます。いつ・どこで・何が起きたのか、発生した出来事に対し正確なレポーティングを行う管理会社は信頼できるでしょう。

資産価値を高めるためのリノベーション

管理会社によるリノベーションは、資産価値を高めるためにも有効です。物件の特性や管理規約を熟知している管理会社ならば、申請書類の作成や管理組合への届け出もスムーズです。表装だけに注目し、建物自体の寿命やライフプランを考えていない場合には注意が必要です。

管理会社は「コスト」ではなく「投資」と考える

管理を委託することは、物件の資産価値を維持・向上させるための投資といえます。渋谷エリアの不動産賃貸経営において、テナント管理会社への管理委託をコストという面だけで考えるのは危険です。

管理費の安さだけで選んでしまうとトラブル対応の遅れや空室の長期化などが発生するリスクが高く、最終的にオーナーが損をするかもしれません。渋谷エリアに詳しく、審査体制が整っていて現場急行のスピード感がある管理会社を選びましょう。