賃貸管理会社を変更するポイント
賃貸経営を続けるなかで、「空室が埋まらない」「対応が遅い」「管理費が高い」などの理由から、現在の賃貸管理会社に不満を感じているオーナーも少なくありません。このような状況が続く場合、管理会社の変更もひとつの選択肢です。当記事では、賃貸管理会社を変更すべきケース、実際に変更する際に気をつけたいポイントなどについて詳しく解説しています。
管理費用だけに注目しない
物件の立地や築年数によっては、そもそも空室が埋まりにくいケースが少なくありません。たとえば、駅から遠い物件、築年数が古い物件、地方エリアにある物件などでは、少しでも空室リスクを回避するため、一定の集客力や営業力を持つ管理会社の力を借りることが必要です。
ただし、管理会社選びに際して目先の費用の安さだけを基準にすることはハイリスクです。業務範囲が限定されていたり成果に応じて追加費用が発生する場合もあります。金額だけで判断せず、実態を見極めることが重要です。
管理会社の変更を検討するタイミング
空室期間が長くなってきたとき
空室が3ヵ月以上続くようであれば、管理会社の集客力や募集戦略に問題がある可能性があります。
たとえ渋谷区のような人気エリアであっても、募集条件の見直しや広告展開に工夫がなければ空室は解消しません。本来は管理会社が物件の魅力を適切に伝え、反響を得る努力をするべきです。
空室が長期化している場合、単に立地や建物の問題と片付けず、管理会社の働きぶりを見直すことも大切です。
管理コストが高く感じられるとき
同程度の業務内容にもかかわらず、他社よりも明らかに管理費用が高いと感じる場合は、管理会社の変更を検討してもよいタイミングです。
特に、報告や提案の質が低い、入居率が改善しない、対応のスピードに不満がある場合は、費用に見合う価値を提供できていない状況です。
ただし、単純に安さだけを求めず、費用と管理内容とのバランスを考える視点が必要です。
信頼関係が築けないと感じたとき
管理会社とのやり取りの中で、「連絡が遅い、報告が雑、提案がない」などの不満が積み重なれば、徐々に信頼関係は崩れていきます。
特に渋谷区のように競争が激しいエリアでは、迅速で柔軟な対応が物件価値に直結します。
小さなミスや対応遅れが空室や退去につながることもあるため、担当者との信頼性に不安を感じるようであれば、変更を検討することは改善のきっかけになります。
管理業務は任せきりにせず、定期的な見直しが欠かせません。
賃貸管理会社を変更する流れ
- 管理状況の課題と要望を整理する
まずは、今の管理会社に対して感じている不満や課題を明確にします。
たとえば管理費が割高に感じる、対応が遅い、空室が埋まらないなど、ひとつひとつの不満・課題を具体的に洗い出してみましょう。あわせて、次に任せたい業務内容や重視したい点を整理しておけば、会社選びがスムーズになります。
- 新たに任せる会社を選定する
次に、自身の希望条件に合った管理会社を探します。
料金体系や業務内容だけでなく、担当者の対応力や口コミ評価、管理実績なども比較のポイントです。資料だけで判断せず、複数社から見積りを取って、実際に対面して話を聞いてみましょう。
- 現在の管理会社に解約通知を送る
契約を終了する際は、現在の管理会社に対して書面で解約の意思を伝えます。
通知期限は契約書に記載されているケースが多いので、内容を確認し、スケジュールに余裕を持って通知しましょう。解約通知書はトラブル防止の観点からも、記録が残る形式で送付しましょう。
- 新しい管理会社と契約を結ぶ
変更先の管理会社が決まったら、正式な契約を交わします。
契約書には細かい業務範囲や料金体系が明記されているため、不明点を残さず確認することが大切です。特に契約開始日や引継ぎの段取りについては、後のトラブルを防ぐ意味でもしっかりと確認しておきましょう。
- 管理業務の引継ぎを行う
旧管理会社から新管理会社へ、入居者情報や契約データ、修繕履歴などの引継ぎを実施します。
引継ぎの不備があると、トラブルや入居者対応の遅れにつながるので、オーナー自身も確認します。双方の連携を丁寧に進めることが、スムーズな切替えにつながります。
- 入居者に変更を知らせる
最後に、入居者へ管理会社が変更になった旨を案内します。
連絡先や家賃の支払い方法が変わる場合は、誤解のないよう具体的に伝えてください。混乱を避けるためにも、通知文の内容や送付時期を慎重に判断する必要があります。
管理会社を変更するリスク
新たな管理会社の業務が不十分
以前の管理会社に比べ、新たな管理会社の業務が不十分に感じられるリスクがあります。たとえば、修繕の対応が遅れたり募集活動に熱意が感じられないような場合です。
契約時に期待した水準を継続できていないと感じた場合、管理の質の低下について改めて冷静に見直す必要があります。
入居者トラブルにつながるおそれ
管理体制の不備は、入居者からの不満に直結します。入居者から、「騒音などの生活トラブルへの対応が遅い、設備の不具合が放置される、問い合わせの返答がない」などのクレームが続くと、オーナーに対する入居者の信頼も崩れてしまいかねません。
退去や苦情に発展する前に、管理会社の対応状況を把握しておくことが重要です。
契約によって保証制度が終了する場合もある
管理会社を変更することで、これまで適用されていた保証制度が終了することもあります。
たとえば家賃保証や設備保証などが、特定の管理会社との契約に紐づいているケースでは、そのようなリスクに直面する可能性が高いので、事前に再確認しておくことが重要です。
サブリース契約では変更が難しい
サブリース契約を結んでいる場合、基本的にオーナーの判断だけで管理会社を変更することはできません。
あくまで借り上げ契約に基づいてサブリース会社が管理を行うため、契約条件の中で定められた解除条件に沿う必要があります。変更を検討する際は、まずは契約内容の確認し、できれば専門家への相談するようおすすめします。
解約時にコストが発生することもある
管理会社を解約するときに、契約条件によっては違約金が発生する場合もあります。想定外の費用を請求されないよう、過去に交わした契約書を再確認し、「○年未満での解約には手数料が発生」などの記載がないことを、しっかりと確認しておきましょう。
賃貸管理会社を変更するポイント
タイミングを見て変更の判断を
賃貸管理会社を変更する際は、契約満了日や更新時期を考慮し、適切なタイミングを見極めることが大切です。慌ただしく手続きすると、引継ぎや入居者対応が滞るおそれがあります。
繁忙期を避ける、既存契約の終了日に合わせるなど、時期の選定はトラブル回避の第一歩です。
契約条件を事前に再確認する
契約期間中に管理会社を変更する場合、違約金が発生するケースもあります。
過去に交わした契約書を確認し、「何年未満での解約には○万円」といった条項がないかを必ずチェックしましょう。想定外の費用やトラブルを避けるためにも、事前の契約条件の見直しは重要なステップとなります。
入居者にとってのメリットも整理
管理会社の変更により、入居者にとってプラスに働く点があるかどうかも整理しておくと安心です。たとえば、対応スピードの改善やトラブル処理の迅速化、問い合わせ窓口の明確化など、居住者の安心につながる変化があれば、入居者にも前向きに受け止められやすくなります。
オーナーと入居者との信頼関係の維持にもつながる大事な視点です。
保証条件の継続性を確認しておく
管理会社を変えることで、家賃保証や修繕保証など、これまで適用されていた制度が失効することもあります。
そのため、新しい管理会社で再契約する際には、保証内容・保証期間の引き継ぎを必ず確認してください。不足がある場合は、新しい管理会社と再交渉を行うか、または別途で対策を講じておきましょう。
入居者に適切なタイミングで通知
管理会社の変更は、入居者にとっても重要な情報です。変更後の窓口や支払先などがスムーズに引き継がれるよう、書面などでわかりやすく案内するようにしましょう。
通知するタイミングが不適切な場合、入居者とのトラブルにもつながりかねません。管理会社の変更時期が確定したら、速やかに入居者への通知の準備を進めることが大切です。
情報を正確に引継ぐ
引継ぎに際しては、旧管理会社から新管理会社に対し、入居者情報や契約内容、修繕履歴など、各種の情報を正確に伝えることが大切です。
引継ぎが不完全な場合、対応の遅れや管理の混乱につながる恐れがあるので、オーナー自身も積極的に引継ぎに関与しましょう。引継ぎの具体的な内容については、明瞭な文書として残しておくよう推奨します。
まとめ
賃貸管理会社を変更する際は、タイミングや契約条件の確認、入居者への周知など、多角的な視点で準備を整えることが重要です。保証内容の喪失や違約金などのリスクもあるので、解約を通知する前に、かならず過去に交わした契約書の内容を確認しておきましょう。
オーナーのメリットだけでなく、入居者のメリットも大切にする視点を持ち、双方の信頼関係を崩さないよう丁寧に変更手続きを進めましょう。
当メディアでは、渋谷区で物件をお持ちのオーナーに向けて、目的別におすすめの賃貸管理会社を紹介しています。
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